浅谈病案室科室档案的建立与管理

平 欢

南京医科大学附属江宁医院 江苏 南京 211100

【摘 要】随着信息技术的不断进步医疗事业也在不断发展，病案室科室档案的建立工作和管理工作也逐渐受到了越来越多卫生单位的关注和重视。病案室档案往往具有繁多的案例，具有极强的流动性，且年限久远，检索工作困难，如此给病案室科室档案的管理工作带来了极大的困难性。本文以病案室科室为中心，就其建立工作和管理工作的发展进行浅要分析。

【关键词】病案室；科室；档案建立；档案管理

对于病案室科室来说，档案有着至关重要的作用，是患者各项就医情况的直接体现者，也是一个医院档案管理质量的重要评判指标之一。病案室科室档案的建立为其管理工作打下了良好的基础，而病案室科室档案的管理又促进了建立工作的形成，二者相辅相成，密切相连。遵从现代医学理念，以新医疗改革为背景，建立医院病案室档案并提升其管理工作的质量是国家提出来的重要目标。

1 建立病案室科室档案的相关策略

1.1 严格遵循国家规范，建立病案室科室档案

随着医疗改革的不断深入，医院病案室档案的建立也渐渐受到了国家以及与卫生事业有关部门的重视。近些年来，关于病案室科室档案建立的相关文献逐一出台，在各个方面都有着明确的规范和要求，其中包括病历档案的书写规范、档案的考察标准等，尤其是对病案室科室档案建立的内容提出了相应标准。建立病案室科室档案的流程如下：建立病案室科室档案签收册，尤其是需要对医院档案涉及到的流动情况进行详细记录；将检查变为常规内容，定期对所有病案室科室档案进行检查，特别是要注重对档案质量的查验。

1.2 提升人员工作能力，建立病案室科室档案

管理人员是病案室科室档案建立的重要组成部分，因此，提升人员的专业水平和职业素养对于推动病案室科室档案工作的建立来说有着至关重要的意义和作用。首先，病案室科室应加强对管理人员的审核标准；其次需要对已入选的人员进行系统化的培训，培训内容包括熟练掌握病案室科室档案的工作规范、工作流程以及工作制度等，以便于档案室建立工作的良好展开；另需要建立档案记录册，以便于病案室科室档案的录入和检索，调动人员的使命感和积极性[1]。

2 病案室科室档案管理体系的发展

2.1 管理系统的发展

病案室档案的管理系统随着时代的进步、医疗的发展、科学技术水平的提高，也在不断的革新和完善。针对于我国档案管理系统来说，早期以国外有关标准为基础，到1978年转换为国家疾病分类系统，到2001年转换为ICD-10系统，到现在仍然在不断的探索和变革。而基于档案管理系统的不断变化，给病案室科室档案的管理工作也注入了新的活力，从疾病分类、档案检索以及档案编目等各个方面发生了更科学的变化，管理人员需充分掌握这些变化规律，有助于提升整体病案室科室管理工作的质量[2]。

2.2 档案索引的发展

档案索引是档案管理中最重要的环节之一，对于信息的检阅和医院医疗水平来说发挥着至关重要的作用。管理人员需对所有病案室档案按照类别进行分类和归档，例如按照时间顺序或者是病种的不同等，与此同时，做好相应的档案保护工作，以确保当有需要时，档案检索工作能顺利且快速的进行。

3 管理病案室科室档案的相关策略

3.1 特殊档案的管理策略

病案室科室中的特殊档案主要指的是医院中出现的某些新型手术病案、罕见病案以及疑难杂症病案等，该类病案往往具有着典型性、特殊性、可参考性等特征，对这些病案进行完善的整合、保存和分析，有利于推动医院医疗水平的发展。病案室科室档案管理人员需加强对特殊档案管理的重视程度，单独整理和备份该部分档案，并做好相应标记和保护工作，以为医院的医疗诊断提供依据和参考，从而促进医院医护工作高效率高质量发展。

3.2 电子档案的管理策略

随着信息技术的飞速发展，随着大数据时代的到来，信息化管理已经成为众多医院的主要趋势所在，而病案室科室档案管理作为医院管理的重要组成部分，如何促进电子档案建立和管理的发展成为相关部门和人员密切关注的问题之一。电子档案的建立和管理与计算机和互联网密不可分，因此医院需由专业的人员做好计算机和互联网的保护工作，尽量减少或者是避免安全隐患的发生。另外，医院还需培养管理人员的信息操作技术，包括计算机的使用，有关管理系统的具体操作方式等。需要严格防控电子档案的修改机制，必要时可进行加密处理 [3]。

3.3 随访档案的管理策略

随访，是促进和确保患者康复状态的直接体现，而随访信息对于患者的整体病案来说也有着重要的意义，能够使得患者的病例信息变得更具完整化、系统化和充实化。随访档案包括对患者的常规随访资料、患者的咨询和来信资料、病案摘要资料、专题随访资料以及接待来访资料等。管理人员需对随访档案进行严格、详细的记录和整理，需要做好相关登记工作、建卡工作以及编号工作等，并分配给专人进行保管，由专门配备的设备进行统一录入和保存。

3.4 统计档案的管理策略

统计档案是医院整体医疗水平的直接反应，能够为医疗工作的水平与质量，为社会效益的具体反应提供出具体且明确的依据，同时也能够为医院的科研服务提供重要的信息来源。近些年来，医院基础的统计档案以及涉及到了超过20余项的统计报表，管理人员需到这些报表进行严格分类、整理，按照时间或者类别等进行装订，做好标记后存档，并分配给专人保管[4]。定时对病案室科室的统计档案质量进行检测，有助于为医院的相关决策提供有效依据。

4 结束语

总而言之，医院的发展离不开病案室科室档案建立工作和管理工作的有效推动，良好的病案室科室档案管理工作能够反映出医院的实际医疗水平，能够为医院的发展提供重要的依据。本文主要从病案室科室档案的建立策略、管理体系的变革和管理策略进行探讨和分析，旨突出病案室科室档案的重要性，望通过新时代下的医疗理念和现代化的技术手段推动病案室科室档案建立工作和管理工作的良好运行，发挥出更大的价值和作用。

参考文献：

[1] 陈昭省. 对病案室科室档案的建立与管理的认识[J]. 人力资源管理, 2015(8):221-222.

[2] 王世红. 医疗卫生单位文书档案的规范化管理[J]. 环球市场信息导报, 2017(10):98-98.

[3] 张伟. 浅谈医院病案室面临的新挑战[J]. 世界最新医学信息文摘, 2017(52):216-217.

[4] 姜蕊, 马云波. 从档案角度看病案管理[J]. 中国病案, 2016, 17(11):29-30.